SIKLUS SDM

LATAR BELAKANG

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human resources management (HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :

1.       Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru

2.       Pelatihan

3.       Penugasan pekerjaan

4.       Kompensasi (penggajian)

5.       Evaluasi kinerja

6.       Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawao, sementara tugas 2 sampai 5 dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas lainnya. 

Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.

Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari sistem MSDM/penggajian terintegrasi dan membahas pengendalian-pengendalian dasar yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak manajemen dengan informasi yang reliabel dan memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail tentang setiap aktivitas mendasar siklus penggajian. Kita menutupnya dengan sebuah diskusi pilihan untuk pengalihdayaan (outsourcing) baik fungsi penggajian mapun MSDM.

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

A.      Sistem Informasi Siklus MSDM/Penggajian

Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan, pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi setiap hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan yang diproses dengan modus dengan modus batch.

Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum, pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan komponen utama dari produk perusahaan, dan biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam menghasilkan pendapatan. Bahkan, pada perusahaan manufaktur, dimana baiaya tenaga kerja langsung hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah pemicu biaya utama yang kualitas pekerjaannya memengaruhi produktivitas secara keseluruhan mapun tingkat cacat produk.

Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut :

1.       Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana strategisnya?

2.       Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?

3.       Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih ?

4.       Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat keahlian pegawai?

5.       Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?

6.       Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?

Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.

Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang serupa ke banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan kemungkinan para konsultan untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang dibagikan.

Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu pada kesempatan di masa depan akses terhadap database yang dibagikan juga memungkinkan para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang tersebar secara geografis yang telah memiliki pengalaman sebekumnya dalam mengatasi suatu permasalahan tertentu.

Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat, dsb), terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan sementara, melatih para pegawai baru dan mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan seorang pegaawai pada sekitar 1,5 kali gaji tahunan. Akibatnya, organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover) pegawai dibawah rata-rata industri memperoleh penghematan biaya yang memadai dibandingkan para pesaing dengan tingkat perputaran yang lebih tinggi.

Sebagai contoh, organisasi-organisasi konsultan profesional biasanya telah menyarankan beberapa level perputaran karena mereka percaya hal tersebut memberikan sebuah sumber penting atas ide-ide baru. Kuncinya adalah mengendalikan dan mengelola tingkat perputaran, sehingga tidak mengalami kelebihan.

Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya dinancial ketika dihasilkan dalam perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial.

Ancaman dan Pengendalian

Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebih atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisIenan yang berkaitan dengan penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya. Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan. Sebagai tambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung denga untuk kesalahan yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian. Kesalahan pada data mengenai penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan kekeliruan dalam perhitungan biaya produk dan jasa organisasi.

Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan. Penting juga untuk membatasi akses terhadap data tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai terotorasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk. Pembatasan ini memerlukan perubahan pada pengaturan dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan tepat.

Pengaturan dasar dari banyak sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya membaca, tetapi juga mengubah informasi gaji pada file induk penggajian pegawai. Meskipun prosedur-prosedur untuk memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam paket-paket perangkat luank yang berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yang sebaiknya dilakukan hanya memerlukan pemahaman yang mendalam atas pemisahan tugas secara tepat terhadap proses bisnis yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian preventif tidak pernah 100% efektif.

Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan data penggajian yang tak terotorisasi adalah menggunakan autentikasi multifaktor dan pengendalian keamanan disik untuk membatasi akses data induk MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk menjalankan pekerjaan mereka. Penting pula untuk mengatur sistem agar membatasi pegawai dalam penggunaan build-in query milik sistem yang secara tidak langsung mengakses informasi sensitif.

Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.

Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan mempekerjaan seorang pegawai yang merupakan seorang pencuri dapat menimbulkan pencurian aset. Kedua pegawai tersebut tepatnya dapat ditanggulangi dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para kandidat harus diminta untuk menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja yang menegaskan tentang keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat serta memberikan persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar belakang menyeluruh atas surat keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya.

Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pemerintah memberikan sanksi yang berat pada perusahaan yang melanggar ketentuan hukum ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan sipil oleh orang yang dinyatakan sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengatasi masalah-masalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara cermat seluruh tindakan terkait pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses memperkerjakan pegawai baru serta pemecatan pegawai.

B.   Aktivitas Siklus Penggajian

Figur menyajikan sebuah diagram konteks sistem penggajian. Diagram konteks tersebut menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem penggajian. Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para pegawai mengajukan perbuahan terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana pensiun). Departemen-departemen memberikan data mengenai jan kerja aktual para pegawai para petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran pajak.

            Figur  menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan output utama sistem penggajian. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti pajak, premi asuransi).

Memperbarui Database Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

FIGUR  Diagram Konteks Bagian Penggajian dari Siklus MSDM/Penggajian

PROSES. menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.

                        Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus dengan segara karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir , memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun tersebut

Pemisahan tuags secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancama tersebut. Para pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk menciptakan pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran dan kemudian mengambil cek-cek palsu tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk penggajian tersebut harus diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang merekomendasikan perubahan tersebut.

                        Pengendalian akses sistem penggajian penting. Sistem terebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks. Pengendalian akses yang menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai dan mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai.

                        Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah. Untuk mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat yang didiskusikan  dengan  pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi-transaksi perubahan penggajian. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai.

PROSES.  Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya.

Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu mereka (yaitu pekerjaan apa yang mereka lakukan). Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP; kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang sama saja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet).

Penggunaan intensif, komisi dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema bonus/intensid harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran wapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laopran biaya tenaga kerja yang keliru. Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja yang tak terbayarkan.

Otomatisasi data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.

Penghematan beberapa menit untuk setiap pegawai mungkin tidak terdengar begitu menarik, tetpai ketika dikalikan dengan ribuan pegawai dalam sebuah industri dengan margin laba yang kurang dari 1%, efeknya pada lini bawah dapat menjadi signifikan. Otomatisasi data sumber juga dapat digunakan untuk mengumpulkan data waktu dan kehadiran staf jasa profesional.

Teknologi Informasi (TI) juga dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Sebagai contoh, beberapa perusahaan manufaktur saat ini menggunakan teknik autentifikasi biometri. Tujuannya adalah  utnuk mencegah pegawai meninggalkan pekerjaan lebih dini serta mencegah adanya seornag rekan kerja yang salah mencatat bahwa orang tersebut ada ditempat kerja. Data kartu waktu yang digunakan untuk menghitung penggajian, harus direkonsiliasi terhadap data kartu jam kerja yang digunakan untuk tujuan penentuan biaya dan manajerial, semuanya dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut.

Menyiapkan Penggajian

PROSES . Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudiann  disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan.

Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum: potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi penghasilan negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula pajak Social Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.

Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian pada file induk penggajian diperbarui. Pertama, karena potongan pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki pidah batas (cutoff), perusahaan harus tahu kapan untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas pemerinthana, perusahaan asuransi, dan organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan dalam berbagai laporan yang diajukan ke petugas-petugas tersebut. Daftar penggajian atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan memuat potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.

Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan yang memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.

Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetaik. Beberapa dari laporan umum untuk penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan digunakan oleh petugas-petugas pemerintahan. Akibatnya, bagian MSDM/penggajian dari sistem ERP menyediakan sarana ekstensif untuk memenuhi persyaratan pelaporan pemerintah negara, negara bagian dan daerah.

3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:

1.       Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

2.       Menjaga aset organisasi

3.       Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Tugas-tugas siklus manajemen SDM/Penggajian :

a)      Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru

b)      Melatih

c)       Memberikan tugas pekerjaan

d)      Memberikan kompensasi (penggajian)

e)      Mengevaluasi kinerja

f)       Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

 Aktivitas Siklus Penggajian :

·         Perbarui File Induk Penggajian

·         Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

·         Validasi Data Waktu dan Kehadiran

·         Mempersiapkan Penggajian

·         Membayar Gaji

·         Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

·         Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain