PROSES PENGENDALIAN BISNIS BERBASIS KOMPUTER

PROSES PENGENDALIAN BISNIS BERBASIS KOMPUTER

Pengendalian internal merupakan bagian integral dari sistem informasi akuntansi. Pengendalian internal itu sendiri adalah suatu proses yang dijalankan untuk dewn komisaris, manajemen, dan personil lain dalam perusahaan. Adapun kriteria dari pengendalian internal yaitu :

a.                A    Keandalan pelaporan keuangan

b.               B    Efektivitas dan efisiensi operasi

c.                 C    Keputusan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Dengan menetapkan serta menerapkan pengendalian internal maka perusahaan mampu mencapai tujuan dan meminimalkan resiko. Sebagai hasil dari ditetapkannnya pengendalaian internal dalam sisten informasi akuntansi adalah dihasilkannya informasi akuntansi yang berkualitas dan dapat di audit.

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Pengendalian Internal

Sistem Pengendalian Internal adalah Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian internal :

1.                  Menjaga kekayaan organisasi.

2.                  Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.                  Mendorong efisiensi.

4.                  Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian internal dapat dibagi menjadi dua yaitu

1.                  Pengendalian Internal Akuntansi (Preventive Controls

2.                  Pengendalian Internal Administratif (Feedback Controls).

Penjelasan atas pengendalian internal di atas, yaitu:

1.         Pengendalian Internal Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.

2.         Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

Unsur-Unsur Pengendalian Internal

1.      Lingkungan Pengendalian

2.      Sistem Akuntansi

3.      Prosedur Pengendalian

Lingkungan Pengendalian

Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian.

1.         Filosofi dan Gaya Operasional Manajemen

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. (menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan). Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan. (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)

Struktur Organisasi

Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)

1.         Dewan Komisaris Dan Audit Komite

Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris. (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris)

2.         Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.

Metode Pendelegasian Wewenang Dan Tanggung Jawab

Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.

1.      Metode Pengendalian Manajemen

Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.

2.      Kebijakan dan praktik kepegawaian

Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.

3.      Pengaruh Ekstern

Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.

Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendalian manajemen dapat tercapai.

Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari :

·         Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.

·         Pembagian tugas.

·         Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.

·         Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.

·         Pengecekan independen terhadap kinerja.

Beberapa hal yang mencerminkan dibutuhkannya kapabilitas seorang akuntan yang menguasai teknologi informasi antara lain:

1.      Dibutuhkannya kemampuan audit komputer dan konsultasi dalam pengembangan sistem informasi.

2.      Dalam dunia perbankan otomasi proses akuntansi merupakan sistem perbankan inti, yang proses desainnya membutuhkan kualifikasi akuntansi, terutama untuk penyusunan financial modeling dan pembentukan Chart of Account (Darwin, 2007).

3.      Peran akuntan mulai mengarah lebih ke aspek desain konseptual terhadap penerapan konsep akuntansi di bidang database, arsitektur informasi, dan e-Business.

4.      Integrasi dengan e-Business meningkatkan fokus kepada kebutuhan analisis pengendalian internal atas operasi perusahaan.

Penjelasan tentang porosedur pengendalian di atas, yaitu:

1.         Penggunaan Wewenang Secara Tepat

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

2.         Pembagian Tugas

Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.

3.         Dokumen dan Catatan yang Memadai.

Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)

4.         Keamanan yang memadai Terhadap aset dan catatan.

Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.

5.         Pengecekan independen terhadap kinerja

Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.

Tujuan Sistem Pengendalian Internal

Pengendalian dalam suatu perusahaan merupakan sistem yang dapat membantu pemimpin perusahaan dalam melaksanakan kegiatannya, sehingga dapat diarahkan pada tingkat yang paling efisiensi dan efektif guna mencegah kecurangan, penyelewengan dan pemborosan . Penegndalian ini berfungsi apabila di dalamnya tercakup tujuan yang merupakan arah dalam pelaksanaan kegiatan.

Sistem Informasi Akuntansi

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Krismiaji, Sistem nformasi akuntansi adalah ”sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”.

Pengertian diatas menjelaskan bahwa sistem informasi akuntansi adalah kesatuan struktur-struktur dalam suatu entitas, seperti perusahaan bisnis yang mempekerjakan sumber-sumber daya fisik dan komponen-komponen lain untuk mentransformasi data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memuaskan kebutuhan para pemakai informasi yang bervariasi.

Unsur – unsur sistem Informasi akuntansi

·         Orang-orang yang mengoperasikan sistem dan melaksanakan bervagai fungsi.

·         Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi

·         Data tentang proses-proses bisnis organisasi

·         Software yang dipakai untuk memproses data organisasi

·         Infrastuktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

Tujuan sistem informasi akuntansi

Dalam memenuhi kebutruhan informasi, baik untuk kebutuhan internal dan eksternal, sistem informasi akuntansi harus di disain sedemikian rupa sehingga memenuhi fungsinya. Demikian pula suatu sistem informasi akuntansi dalam memenuhi fungsinya harus mempunyai tujuan-tujuan yang dapat memeberikan pedoman kepada manajemen dalam melakukan tugasnya sehingga dapat menghasilakn inmformasi-informasi yang berguna, terutama dalam menunjang perencanaan dan pengendalian.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Yaitu untuk melakukan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dapat dipercaya, aktivitas bisnis yang dilaksanakan secara efesien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta sejalan dengan peraturan yang telah digariskan, me;lindungi dan menjaga aktiva organisasi termasuk data yang diberikan perusahaan.

Hubungan Sistem Pengendalian Internal dengan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi ini dirancang sedemikian rupa oleh suatu perusahaan sehingga dapat memenuhi fungsinya yaitu menghasilkan informasi akuntansi yang tepat waktu, relevan dan dapat dipercaya. Dalam suatu sistem informasi akuntansi terkandung unsur-unsur pengendalian, maka baik buruknya sistem informasi akuntansi sangat mempengaruhi fungsi manajemen dalam melakukan pengendalian internal, karena informasi yang dihasilkannya akan dijadikan salah satu dasar dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas perusahaan. Mengingat begitu pentingnya penerapan sistem informasi akuntansi dalam suatu perusahaan, maka tidak dapat dibayangkan bagaimana jadinya kalau suatu perusahaan tidak memiliki sistem informasi akuntansi yang memadai. Perusahaan tersebut mungkin tidak dapat memproses transaksinya secara jelas, terinci dan terstruktur. Kemudian perusahaan tersebut mungkin tidak akan memperoleh informasi yang relevan dan dapat dipercaya yang diperlukannya untuk dijadikan dasar dalam mengambil keputusan yang menyangkut aktivitas dan kelangsungan hidup perusahaan.

Selanjutnya karena sistem informasi akuntansi didalamnya mengandung unsur-unsur pengendalian, maka perusahaan mungkin tidak dapat menjalankan pengendalian-pengendalian yang diterapkannya dengan baik. Karena pengendalian tidak dijalankan dengan baik, tidak menutup kemungkinan terjadinya penyimpangan-penyimpangan dan kecurangan-kecurangan yang dilakukan dengan sengaja atau tidak sengaja. Jika penyimpangan dan kecurangan sudah terjadi otomatis aktiva yang dimiliki perusahaan terancam keselamatannya dan aktivitas yang dilakukan menjadi tidak efektif dan efisien.

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

            Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

            Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

·         Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

·         Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

·         informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.

·         Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Informasi Dan Keputusan

Dimana suatu organisasi merupakan sekumpulan unit pengambilan keputusan untuk mengejar suatu tujuan.Secara konseptual,proses pengalokasian sumber daya merupakan sarana bagi sistem organisasi untuk mencapai tujuab organisasi.Pemgguna informasi akuntansi dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar: yaitu eksternal dimana mencakup pemegang saham,investor,kreditor,agen,danmasyarakat luas dan sebagainya,pengguna eksternal juga menerima dan memanfaatkan berbagai output dari sistem informasi akuntansi.Pengguna internal terdiri dari para menejer.Kebutuhan para menejer tergantung pada level mereka didalam organisasi atau pada fungsi tertentu yang mereka jalankan.Dimana ada suatu diagram yang menekankan bahwa ada perbedaan kebutuhan informasi dan tuntutan akan informasi pada berbagai level menejerial dalam suatu organisasi.

Sistem Organisasi

Dimana sistem ini menyiratkan penggunaan teknologi computer dalam suatu organisasi untuk menyediakan informasi bagi pengguna.Dimana ada beberapa tipe sistem informasi yang memanfaatkan computer yaitu :

1. Pemprosesan data, pemprosesan data elektronik merupakan penggunaan teknologi computer untuk menjalankan pemrosesan data transaksi suatu organisasi.
2. SIM,menggambarkan penggunaan computer untuk menyediakan informasi yang dapat mendukung pengambilan keputusan manejer.Subsistem SIM Fungsional banyak organisasi yang menerapkan konsep SIM dalam area fungsional dalam organisasi..Sistem informasi pemanufakturan merupakan SIM yang menyediakan informasi untuk digunakan oleh fungsi produksi.Sistem informasi daya menusia adalah SIM yang menyediakan informasi yang berguna untuk fungsi personalia atau sumber daya manusia.
3. Sistem Pendukung Keputusan,dimana dalam sistem keputusan (DSS) data diproses kedalam format pengambilan keputusan untuk memudahkan pengguna.DSS dirancang untuk melayani kebutuhan informasi yang tidak rutin,spesifik,dan khusus sedangkan sistem DP dirancang untuk melayaniu kebutuhan informasi secara umum.

Sistem pakar,adalah informasi yang berdasarkan pengetahuan mengenai area aplikasi tertentu sehingga sistem tersebut dapat bertindak sebagai konsultan ahli bagi pengguna akhir.

Sistem informasi eksekutif,dikaitkan dengan kebutuhan informasi strategic menejemen puncak.Banyak informasi yang digunakan menejer puncak berasal dari sumber lain diluar sistem informasi organisasi.EIS juga memungkinkan dan memudahkan menejer puncak untuk mengakses informasi tertentu yang telah diolah oleh sistem informasi organisasi.

Sistem Informasi akuntansi,dimana sisten berbasis computer yang dirancang untuk menstransformasi data akuntansi menjadi informasi.Dimana memiliki cakupan yang lebih luas,yaitu mencakup juga siklus pemrosesan transaksi,penggunaan teknologi informasi,dan pengembangan sistem informasi.

Proses Bisnis

Proses bisnis adalah serangkaian tugas yang paling berhubungan yang melibatkan data,unit organisasi,dan suatu urutan waktu yang logis.Proses bisnis ini dipacu oleh kejadian ekonomi.Ada pun senbilan kelompok proses bisnis dasar yaitu:

1. Logistik penjualan inboud(persediaan,pengendalian,retur ke pemasok)
2. Logistik penjualan outband(proses order penjualan,pengiriman pesanan)
3. Operasi(mesin,perakitan dll)
4. Pemasaran(periklanan)
5. Jasa (instalasi,reparasi)
6. Prokuremen (pembelian,pemesanan)
7. Pengembangan teknologi (sumber daya dan pengembangan)
8. Organisasi dan menjemen sumber daya manusia(rekrutmen,peltihan)
9. Infrastruktur perusahaan (akuntansi.perencanaan)

Proses bisnis primer melibatkan aktivitas yang secara langsung menambah nilai bagi produk perusahaan.Proses bisnis pendukung melibatkan aktivitas yang tidak secara langsung menambah nilai produk.Rantai nilai adalah suatu cara pandang aktivitas perusahaan sedemikian rupa sehingga memudahkan menilai keunggulan kompotitif perusahaan.