TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

NAMA                         : RAHMAD IQBAL

JURUSAN                   : AKUNTANSI IV A

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

Latar Belakang

Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi bisnis.

A.    Sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

            SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

            Secara teoritis, computer tidak selalu harus digunakan dalam system informasi manajemen, namun kenyataannya tidaklah mungkin system informasi yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan computer. Gordon B. Davis menegaskan bahwa system informasi manajemen selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis computer.

            SIM merupakan kumpulan dari system-sistem informasi yang terdiri dari sebagai berikut :

1.           Sistem informasi akuntansi (accounting information system)

2.           Sistem informasi pemasaran (marketing information system)

3.           Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4.           Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5.           Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6.           Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7.           Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

8.           Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)

9.           Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)

10.       Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah(lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama(president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi.

Sedangkan middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut dengan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level managementdisebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.

a.      Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan

Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.

Beberapa contoh penerapan Sistem Informasi Manajemen

1.           Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia,Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.

2.           Supply Chain Management (SCM)

Sistem SCM ini sangaat bermanfaat bagi pihak manajemen dimana data data yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.

3.           Transaction Processing System (TPS)

TPS ini berguna untuk proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk manajemen gaji dan inventaris. Contohnya adalah aplikasi yang digunakan untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur.

4.           Office Automation System (OAS)

Sistem aplikasi ini berguna untuk melancarkan komunikasi antar departemen dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan. Contohnya adalah email.

5.           Knowledge Work System (KWS)

Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam organisasi. Dengan ini, diharapkan para tenaga ahli dapat menerapkannya dalam pekerjaan mereka.

6.           Informatic Management System (IMS)

IMS berfungsi untuk mendukung spektrum tugas-tugas dalam organisasi, yang juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan. Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi, seperti e-procurement.

7.           Decision Support System (DSS)

Sistem ini membantu para manajer dalam mengambil keputusan dengan cara mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contohnya, Link Elektronik di sekolah Tunas Bangsa, yang mengamati jumlah pendapatan atau pendaftaran siswa baru setiap tahun.

8.           Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (A.I.)

Sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisa pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah diprogram ke dalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.

9.           Executive Support System (ESS)

Sistem ini membantu manajer dalam berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dengan berpegang pada grafik dan pendukung komunikasi lainnya.

Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Sebuah Perusahaan

1.             Mendukung Operasi Bisnis

Sistem Informasi Manajemen menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2.             Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial

Sistem Informasi Manajemen dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3.             Mendukung Keunggulan Strategis

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar. Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini:

Berikut adalah beberapa jenis laporan manajerial

1.           Laporan manajerial

Suatu organisasi harus dapat meyediakan informasi operasional terici tentang kinerja organisasi. Baik ukuran keuangan tradisional maupun data operasional sering kali dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kinerja dengan tepat dan lengkap.

Sebagian besar dokumen sumber mencatat baik data keuangan maupun operasional dari transaksi bisnis. Kuncinya adalah mendesain SIA agar kedua jenis data tersebut disimpan sedemikian rupa sehingga dapat memfasilitasi integrasi keduanya dalam laporan.

Akuntan perusahaan juga harus mengetahui cara mengatur kembali data dari hasil internal yang telah ada sebelumnya dan menyajikannya sedemikian rupa sehingga membuka pandangan baru atas hasil-hasil operasi perusahaan.

2.           Laporan Anggaran dan Kinerja

Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. Salah satu jenis yang paling umum dan penting dari anggaran adalah anggaran kas. Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus kas masuk dan keluar. Informasi ini penting untuk perusahaan kecil, karena anggaran kas dapat memberikan peringatan dini adanya masalah dalam arus kas pada saat yang tepat, hingga memungkinkan diambilnya tindakan korektif.

Anggaran adalah alat perencanaan keuangan. Sebaliknya, laporan kinerja digunakan untuk pengendalian keuangan. Laporan kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran, serta menunjukkan pula penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut. Apabila laporan kinerja menunjukkan bahwa kinerja yang actual sesuai atau hampir sesuai dengan jumlah yang dianggarkan, manajer dapat berasumsi bahwa situasi dapat dikendalikan dan tidak perlu mengambil tindakan tertentu.

3.           Implikasi perilaku dari laporan manajerial

Anggaran seringkali dapat menimbulakan perilaku disfungsional. Sebagai contoh, apabila suatu anggaran tidak memperhitungkan semua dana yang dibutuhkan untuk membeli perlengkapan yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan kinerja, maka manajer akan mencoba untuk menyewa perlengkapan tersebut. Tetapi, proses penganggaran itu sendiri dapat menjadi disfungsional. Manajemen dapat mencurahkan berbagai usaha untuk “menekan angka”, yaitu mencoba membuat angka-angka dalam anggaran menjadi seperti yang mereka inginkan, bukan memusatkan perhatian tentang cara untuk mencapai misi dan tujuan organisasi.

Pertimbangan-Pertimbangan Pengendalian Internal

1.           Memastikan bahwa informasi yang dihasilakan oleh system dapat diandalkan.

2.           Memastikan bahwa aktiviatas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesaui dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku.

3.           Menjaga asset-aset organisasi, termasuk data.

B.    Proses Bisnis

Definisi Proses adalah sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas. Definisi Bisnis adalah untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang konsumen) yang membutuhkan hasil tersebut.

Proses Bisnis merupakan sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi.

Proses Bisnis merupakan serangkaian aktivitas dan tugas yang saling terkait, terkoordinasi, dan terstruktur yang dilakukan oleh orang, komputer atau mesin untuk membantu mencapai tujuan.

Beberapa proses bisnis

1.             Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis

2.             Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.

3.             Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

            Siklus pemrosesan data terdiri dari empat langkah, yaitu: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan ouput informasi. Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis.

1.             Input data

Sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data. Dokumen sumber yyang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki oengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas bisnis.

2.             Pemrosesan data

Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat di dalam aktivitas tersebut.

3.             Penyimpanan data

Sebagian besar buku teks dan file peruahaan diatur agar bisa ditelusuri dengan mudah.

4.             Output data

C.     Control dalam proses bisnis

Kontroler dalam perusahaan kecil memainkan paling tidak empat peran berbeda. Peran pertama dapat digambarkan sebagai teknisi. Di dalam peran ini, kontroler bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memproses data yang dibutuhkan untuk mempersiapkan laporan keuangan dan berbagai macam laporan manajerial.

Akan tetapi, tidak cukup hanya membuat laporan saja. Kontroler harus memahami dengan baik isu-isu bisnis di balik angka¬-angka tersebut untuk membantu manajemen menginterpretasikannya dengan tepat. Kontroler juga harus bekerja dengan berbagai manajer untuk mengetahui informasi yang mereka perlukan untuk bekerja secara cfektif, dan kemudian membuat alat untuk menyediakan informasi tersebut.

Peran kontroler yang kedua adalah bertindak sebagai “polisi perusahaan.” Hal ini bertalian dengan kepastian bahwa perusahaan mengikuti peraturan yang masih berlaku dan bahwa semua aset, termasuk data, dijaga dengan baik. Ini juga mencakup pembuatan prosedur untuk memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan tepat dan efisien dan bahwa data semua aktivitas dicatat secara akurat.

Peran yang ketiga yang dimainkan oleh kontroler di perusahaan kecil adalah sebagai booster dan trainer. Hal ini berarti membantu manajer dan staf untuk memahami bagaimana tugas individual mereka mengacu pada keseluruhan sasaran dan tujuan perusahaan. Hal ini juga mencakup pengawasan cross training yang memadai bagi staf agar jika ada pegawai yang absen, karena liburan atau sakit, bisnis dapat tetap menjalankan fungsinya dengan baik.

Hal ini bahkan dapat mencakup penyediaan nasihat bagi pegawai yang masih muda mengenai pengembangan karir, misalnya mendorong mereka untuk melanjutkan kuliah untuk pelatihan lebih lanjut Bahkan, diperusahaan kecil, kontroler dapat dilibatkan dalam pemberian konsultasi bagi pegawai, sedangkan di perusahaan bcsar, tugas tersebut adalah tanggung jawab departemen sumber daya manusia.

Peran keempat yang dimainkan oleh kontroler di perusahaan kecil adalah sebagai ahli teknologi dan akuntansi. Kontroler harus mengikuti perkembangan teknologi dan akuntansi dan mengetahui pengaruhnya terhadap operasional bisnis dan tanggung jawab pegawai. Mengembangkan dan mempertahankan jaringan kerja prihadi yang baik, penting untuk memenuhi peran ini karena tidak satupun individu yang dapat seorang diri mengikuti seluruh perubahan akuntansi dan teknologi setiap talun.

D.    Menghindari karyawan yang disfungsi dalam proses bisnis

Dalam banyak hal, untuk menerbangkan pesawat dengan aman, Anda memerlukan konsentrasi atas tujuan Anda, bukan pada panel instrumen pesawat. Kunci dalam menjalankan usaha secara efektif juga hampir sama, yaitu memusatkan perhatian untuk mencapai tujuan organisasi, bukan pada proses anggarannya. Akan tetapi, hal ini bukan berarti penganggaran tidak memiliki nilai. Seperti panel instrumen pesawat yang akan memberitahukan pilot atas kemungkinan timbulnya masalah, anggaran memberi tanda peringatan atas kinerja organisasi. Akan tetapi, kunci keberhasilan menerbangkan pesawat atau menjalankan usaha, bukanlah meng¬habiskan banyak waktu untuk mempelajari panel instrumen atau anggaran.

Akuntan dapat memper¬gunakan lima proses anggaran berikut ini untuk membantu manajer membangun pandangan yang tetap atas anggaran.

Pertama, jelaskan bahwa tujuan anggaran adalah, untuk identifikasi dan menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Selanjutnya, tekankan bahwa tujuannya bukan hanya untuk mencapai tujuan organisasi, tetapi juga untuk melakukannya seefisien mungkin.

Kedua, mulailah proses anggaran dengan mengidentifikasi tujuan-tujuan yang dapat diukur. Para manajer dari tiap departemen perlu menetapkan tujuan unit mereka, dan bagaimana mereka menghubungkan tujuan tersebut dengan tujuan keseluruhan organisasi.

Ketiga, mintalah setiap manajer untuk mem¬bangun beberapa strategi alternatif untuk mencapai tujuan tersebut. Pada tahap ini, tidak ada data tentang biaya yang dilibatkan. Sebagai gantinya, perhatian harus dipusatkan hanya pada usaha mengidentifikasi metode-metode alternatif untuk mencapai tujuan.

Keempat, departemen akuntansi, bukan para manajer departemen, adalah pihak yang seharusnya menentukan biaya dari tiap alternatif strategi. Hal ini akan menjaga tiap manajer untuk tetap fokus pada cara bagaimana tujuan dan strategi mereka tersebut dapat berhubungan dengan tujuan dan strategi organisasi, bukan melakukan permainan untuk membuat angka anggaran menjadi “benar”.

Kelima, para manajer departemen harus meninjau kembali angka-angka dalam anggaran yang dipersiapkan oleh departemen akuntansi. Setiap manajer harus didorong untuk membuat strategi alternatif yang dapat lebih efisien meraih tujuan tiap unit. Jika terjadi perubahan, maka harus dikembalikan ke departemen akuntansi agar dapat ditentukan biayanya. Langkah keempat dan kelima dilakukan, berulang-ulang hingga para manajer puas dengan anggarannya.

Kunci datam proses ini adalah pembagian tanggungjawab antara departemen akuntansi dengan para manajer unit. Manajer memusatkan perhatian pada penetapan tujuan dan pengembangan strategi untuk memenuhi tujuan tersebut; akuntan mengerjakan penekanan angka untuk menerjemahkan tujuan dan strategi ke dalam anggaran. Hasilnya adalah para manajer memusatkan perhatian mereka untuk menjalankan organisasi, bukan pada anggaran