Database Relational, Pembuatan Model Data dan Desain Database

Database Relational, Pembuatan Model Data dan Desain Database

A.    Pengertian Database (Basis Data)

Pengertian database dari berbagai ahli dan sumber adalah sebagai berikut:

1.      Wikipedia

Pangkalan data atau basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basis data, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

2.      Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

3.      Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

Jadi dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa, basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

A.    Proses Desain Database

Dalam mendesain sebuah database agar menjadi database yang handal dan tangguh, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Langkah-langkah tersebut diantaranya :

B.     Peran Akuntan Dalam Desain Database

1.      Tahap Perencanaan

Akuntan menyediakan informasi yang digunakan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut.

2.      Tahap analisis persyaratan dan tahap desain

Akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesain kamus data serta menentukan pengendalian.

3.      Tahap pengkodean

Akuntan dengan keahlian SIA nya melakukan pengkodean.

4.      Tahap implementasi

Akuntan membantu menguji keakuratan database yang baru dan program aplikasi yang akan digunakan.

5.      Tahap operasional dan pemeliharaan

Akuntan menggunakan sistem database untuk memproses transaksi dan membantu mengelolanya.

Untuk tiap peran, kita harus bisa mengidentifikasi bagian database yang harus bisa diakses dan yang tidak bisa diakses, dan kita harus bisa mengambil langkah untuk memastikan bahwa aturan akses tersebut dilakukan. DBMS memberikan beberapa mekanisme untuk membantu langkah tersebut.

C.    Model Basis Data

Model basis data adalah kumpulan dari konsepsi basis data yang biasanya mewakili struktur dan relasi data yang terdapat pada suatu basis data. Esensi sebuah model basis data adalah tempat di mana data atau suatu metodologi untuk menyimpan data. Kita tidak dapat melihat model basis data tetapi kita dapat melihat algoritma yang digunakan oleh model basis data tersebut.

Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data untuk manajemen data. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui sistem manajemen basis data (Database Management System-DBMS). DBMS adalah peranti lunak sistem khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen data mana yang penggunanya memiliki hak untuk mengaksesnya.

Ada 2 macam model basis data :

1.      Model konseptual

Model konseptual terfokus kepada representasi basis data secara alam logika. Model ini lebih memperhatikan tetang apa yang disajikan dibanding dengan bagaimana cara menyajikannya.

2.      Model Implementasi

Ditekankan pada Bagaimana cara data disajikan pada basis data atau bagaimana struktur data diimplementasikan.

Dari konsep Model basis data implementasi terdapat beberapa konsep basis data yang berkembang antara lain :

1.      Model basis data hierarki (hierarchical database)

Sistem basis data hierarki merupakan konsep model basis data yang tertua, tidak ada kepastian kapan konsep ini mulai digunakan. Model ini berupa suatu pohon dengan relasi Parent Child Relationships dengan hubungan satu-banyak (1-N).

2.      Model Basis data Relasional

Model basis data relasional merupakan model basis data yang dirancang agar memiliki konsistensi informasi dalam bentuk normalisasi database. Yang secara implementatif dan operasional dikendalikan oleh mesin Database Managemen System (DBMS).

Struktur dasar basis data relasional :

1.      Relasional Database Management System beroperasi pada lingkungan logika manusia.

2.      Basis data relasional diasumsikan sebagai sekumpulan tabel-tabel.

3.      Setiap tabel terdiri dari serangkaian per-potongan baris/kolom.

4.      Tabel-tabel (atau relasi) terhubung satu dengan lainnya menggunakan entitas tertentu yang digunakan secara bersama.

5.      Tipe hubungan seringkali ditunjukkan dalam suatu skema.

6.      Setiap tabel menghasilkan data yang lengkap dan kebebasan struktural

Keuntungan model data entity relationship :

1.      Secara konseptual sangat sederhana.

2.      Gambaran secara visual.

3.      Alat bantu komunikasi lebih efektif.

4.      Terintegrasi dengan model basis data relasional

Kerugian model entity relationship :

1.      Gambaran aturan-aturan terbatas.

2.      Gambaran relasi terbatas.

3.      Tidak ada bahasa untuk memanipulasi data.

4.      Kehilangan isi informasi

D.    Diagram Hubungan Entitas (ERD-Entity Relationship Diagram)

Model Entity Relationship diperkenalkan pertama kali oleh P.P. Chen pada tahun 1976. Model ini dirancang untuk menggambarkan persepsi dari pemakai dan berisi obyek-obyek dasar yang disebut entity dan hubungan antar entity-entity tersebut yang disebut relationship. Pada model ER ini semesta data yang ada dalam dunia nyata ditransformasikan dengan memanfaatkan perangkat konseptual menjadik sebuah diagram, yaitu diagram ER ( Entity Relationship).

Diagram Entity-Relationship melengkapi penggambaran grafik dari struktur logika. Dengan kata lain Diagram E-R menggambarkan arti dari aspek data seperti bagaimana entity-entity, atribut-atribut dan relationship-relationshipdisajikan. Sebelum membuat Diagram E-R, tentunya kita harus memahami betul data yang diperlukan dan ruang lingkupnya. Di dalam pembuatan diagram E-R perlu diperhatikan penentuan sesuatu konsep apakah merupakan suatu entity, atribut atau relationship.

Dalam rekayasa perangkat lunak, sebuah Entity-Relationship Model (ERM) merupakan abstrak dan konseptual representasi data. Entity-Relationship adalah salah satu metode pemodelan basis data yang digunakan untuk menghasilkan skema konseptual untuk jenis/model data semantik sistem. Dimana sistem seringkali memiliki basis data relasional, dan ketentuannya bersifat top-down. 

Diagram hubungan entitas merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database. Disebut diagram E-R karena diagram tesebut menunjukkan berbagai macam entitas yang dimodelkan, serta hubungan antar entitas tersebut. Entitas adalah segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi. Didalam diagram E-R, entitas muncul dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan antara entitas digambarkan dengan wajik.

Diagram Hubungan Entitas Diagram E-R tidak hanya menunjukkan isi dari suatu database, tetapi juga secara grafis model suatu organisasi. Jadi diiagram E-R dapat dipergunakan tidak hanya mendesain database, tetapi juga untuk mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta untuk mengubah secara total proses bisnis.

Enam langkah dasar dalam mendesain dan mengimplementasikan sistem database:

1.      Identifikasi kebutuhan informasi para pemakai.

2.      Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru.

3.      Pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal dan internal

4.      Penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut.

5.      Mentransfer semua data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru.

6.      Penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.

E.     Model Data REA (Resource Event Agent)

Model data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek sematik bisnis yang mendasari aktifitas rantai nilai suatu organisasi. Model REA memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara menidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.

REA adalah model bagaimana sebuah sistem akuntansi dapat kembali direkayasa oleh komputer. REA awalnya diusulkan pada tahun 1982 oleh William E. McCarthy sebagai model akuntansi umum, dan berisi konsep sumber daya, peristiwa dan agen.

REA merupakan model yang populer dalam sistem informasi akuntansi (SIA). Tapi ini jarang terjadi pada praktik bisnis, perusahaan tidak dapat dengan mudah membongkar sistem mereka untuk memenuhi tuntutan radikal REA. Dan juga model REA menghilangkan banyak objek akuntansi yang tidak diperlukan dalam komputer. Yang paling terlihat dari ini adalah debit dan kredit-double-entry pembukuan menghilang dalam sistem REA. Banyak buku besar umum juga menghilang, setidaknya sebagai obyek persisten, misalnya, piutang atau hutang. Komputer dapat menghasilkan akun tersebut secara real time menggunakan catatan sumber dokumen.

Model REA juga merupakan suatu alat pemodelan konseptual yang khusus dirancang untuk melengkapi struktur dalam perancangan database SIA. Dalam model REA ditentukan entiti apa yang harus disertakan dalam database SIA dan bagaimana susunan relationship antara entiti dalam database SIA.

Tipe entity dalam model REA dibedakan dalam tiga kategori, yaitu:

1.      Sumberdaya (resources)

2.      Kegiatan (even)

3.      Pelaku (agent)

Pengertian tiga entity di atas adalah :

1.      Resources didefinisikan sebagai sesuatu yang memiliki nilai ekonomisbagi organisasi tersebut. Contoh resources adalah kas, inventaris, peralatan, persediaan, gudang, pabrik, dan tanah.

2.      Events menunjukkan aktivitas-aktivitas bisnis, dimana manajemen ingin mengumpulkan informasi untuk tujuan perencanaan pengawasan. Sebagai contoh, aktivitas penjualan akan mengurangi persediaan dan aktivitas penerimaan kas akan menambah jumlah kas. SIA harus dirancang untuk memperoleh dan menyimpan informasi aktivitas tersebut.

3.      Agents adalah orang dan organisasi yang berpartisipasi dalam aktivitas dan kepada siapa informasi diserahkan untuk tujuan perencanaan, pengawasan, dan pengevaluasian. Contoh agent adalah pengawai, pelanggan, dan pemasok.

D.1 Contoh diagram REA

 Pola Dasar REA

D.2 Contoh Pola Dasar REA

Gambar D.2 di atas memperlihatkan bahwa pola dasar REA terdiri dari sepasang kegiatan, satu kegiatan meningkatkan beberapa sumber daya, dan kegiatan satunya menurunkan beberapa sumber daya. Pertukaran ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan tersebut.

Jadi, Perancang database mulai menggambar diagram REA untuk siklus pendapatan perusahaan dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi antara mereka, dalam bentuk w ajik.

D.3 Gambar Relationship

Selama menggambar diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi kertas yang digunakan untuk menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk setiap jenis entitas. Pergunakan kolom kiri untuk sumber daya, kolom tengah untuk kegiatan, dan kolom kanan untuk pelaku.

Kemudahan untuk membaca diagram dapat ditingkatkan apabila entitas kegiatan digambar dari atas ke bawah, sesuai dengan urutan kejadiannya. Jadi, perancang database mulai membuat Gambar D.2 dengan memperlihatkan entitas penjualan di atas entitas kegiatan tanda terima kas, di dalam kolom tengah kertasnya.

D.4 Diagram REA untuk siklus Pendapatan

F.     Membangun Diagram REA

Membangun diagram REA untuk satu siklus transaksi terdiiri dari empat langkah :

1.       Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar nomal- untuk menerima, dalam siklus tersebut.

2.       Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

3.       Analisa setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi satu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi.

4.       Tetapkan kardinalitas setiap hubungan Kardinal merupakan entitas yang mewakili kelas atau rangkaian objek. Contohnya entitas pelanggan mewakili seluruh pelanggan organisasi. Kardinalitas menunjukkan bagaimana perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam entitas lainnya.

Kardinal terbagi menjadi 2, yaitu :

1.         Kardinalitas Minimum menunjukkan apakah sebuah baris dalam tabel harus dihubungkan dengan paling tidak satu baris di dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimimun 0, memiliki arti bahwa semua baris baru dapat ditambahkan di tabel tersebut tanpa harus dihubungkan dengan baris tertentu dalam tabel yang letaknya berseberangan dalam hubungan tersebut. Kardinalitas minimum 1, memiliki arti bahwa setiap baris dalam suatu tabel harus dihubungkan ke paling tidak satu baris dalam tabel lainnya dihubungan tersebut.

2.         Kardinalitas Maksimum menunjukkan apakah suatu baris dalam tabel dapat dihubungkan ke lebih dari satu baris tabel lainnya. Kardinalitas maksimum 1, memiliki arti bahwa setiap baris di dalam tabel dapat dihubungkan ke, paling banyak, hanya satu baris dalam tabel lainnya.

Tiga jenis hubungan dalam kardinalitas maksimum :

1.      Hubungan satu ke satu (one-to-one-relationship)

2.      Hubungan satu ke banyak (one-to-many relationship)

3.      Hubungan banyak ke banyak (many-to-many relationship)

G.    Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional

Diagram REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur baik.

Bahkan, membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik, tanpa adanya masalah nomaly pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan penghapusan (delete).

Mengimplementasikan diagram REA ke dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :

1.      Membuat sebuah tabel untuk setiap entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak-ke-banyak.

2.      Memberikan atribut ke tabel yang tepat.

3.      Menggunakan kunci luar untuk mengimplementasikan hubungan satu-ke-satu dan hubungan satu-ke-banyak

D.5 Diagram REA Parsial Untuk Siklus Pengeluaran

 

Menetapkan Atribut untuk Setiap Tabel

1.      Menetapkan Kunci Utama

Setiap tabel di dalam database relasional harus memiliki sebuah kunci utama, yang terdiri dari sebuah atribut, atau kombinasi dari beberapa atribut, yang secara unik mengidentifikasi setiap baris dalam tabel tersebut.

2.      Other Attributes

Atribut tambahan selain kunci utama dimasukkan dalam setiap tabel untuk memenuhi persyaratan pemrosesan transaksi dan kebutuhan informasi manajemen.

3.      Atribut non kunci (nonkey attribute)

Dalam Tabel Hubungm M:N, penempatan atribut yang bukan berupa kunci dalam setiap inbel M:N, untuk melihat alasan mengapa mereka harus disimpan dalam tabel-tabel. tersebut.

Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak

1.      Hubungan Satu ke Satu

Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya. Tidak ada contohnya hubugnan 1:1 dalam diagram contoh Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak

2.      Hubungan Satu ke Banyak

Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci luar. Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum N menjadi kunci luar dalam entitas dengan kardinal maksimum 1.

Contoh: Nomor pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan kegiatan pengeluaran kas.

H.    Memadukan Diagram REA Antar-Siklus

Seperti yang telah disebutkan, untuk mendesain SIA yang dapat berfungsi untuk PERUSAHAAN, Perancang database harus mengembangkan diagram REA untuk siklus tambahan dan kemudian memadukan diagram-diagram tersebut.

Perancang database kemudian menggabungkan diagram siklus pendapatan dan pengeluaran agar Manajemen mendapat gambaran umum tingkat tinggi mengenai hal-hal yang akan dimasukkan dalam SIA mereka.

Pengambilan Informasi dari SIA

Diagram REA yang lengkap juga berfungsi sebagai petunjuk yang berguna untuk meminta informasi dari database SIA.

Permintaan data dapat digunakan untuk menghasilkan jurnal dan buku besar serta menyiapkan laporan manajerial dan menghasilkan informasi laporan keuangan lainnya dari database rasional yang dibuat dengan menggunakan model REA.

Read More

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

NAMA                         : RAHMAD IQBAL

JURUSAN                   : AKUNTANSI IV A

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

Latar Belakang

Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi bisnis.

A.    Sistem informasi manajemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

            SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

            Secara teoritis, computer tidak selalu harus digunakan dalam system informasi manajemen, namun kenyataannya tidaklah mungkin system informasi yang kompleks dapat berfungsi tanpa melibatkan computer. Gordon B. Davis menegaskan bahwa system informasi manajemen selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis computer.

            SIM merupakan kumpulan dari system-sistem informasi yang terdiri dari sebagai berikut :

1.           Sistem informasi akuntansi (accounting information system)

2.           Sistem informasi pemasaran (marketing information system)

3.           Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4.           Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5.           Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6.           Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7.           Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

8.           Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)

9.           Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)

10.       Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah(lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama(president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi.

Sedangkan middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut dengan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level managementdisebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.

a.      Penerapan Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan

Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.

Beberapa contoh penerapan Sistem Informasi Manajemen

1.           Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP ini biasanya digunakan oleh sejumlah perusahaan besar dalam mengelola manajemen dan melakukan pengawasan yang saling terintegrasi terhadap unit bidang kerja Keuangan, Accounting, Sumber Daya Manusia,Pemasaran, Operasional, dan Pengelolaan Persediaan.

2.           Supply Chain Management (SCM)

Sistem SCM ini sangaat bermanfaat bagi pihak manajemen dimana data data yang disajikan terintegrasi mengenai manajemen suplai bahan baku, mulai dari pemasok, produsen, pengecer hingga konsumen akhir.

3.           Transaction Processing System (TPS)

TPS ini berguna untuk proses data dalam jumlah yang besar dengan transaksi bisnis yang rutin. Program ini biasa diaplikasikan untuk manajemen gaji dan inventaris. Contohnya adalah aplikasi yang digunakan untuk Bantuan Keuangan Desa Pemprov Jawa Timur.

4.           Office Automation System (OAS)

Sistem aplikasi ini berguna untuk melancarkan komunikasi antar departemen dalam suatu perusahaan dengan cara mengintegrasikan server-server komputer pada setiap user di perusahaan. Contohnya adalah email.

5.           Knowledge Work System (KWS)

Sistem informasi KWS ini mengintegrasikan satu pengetahuan baru ke dalam organisasi. Dengan ini, diharapkan para tenaga ahli dapat menerapkannya dalam pekerjaan mereka.

6.           Informatic Management System (IMS)

IMS berfungsi untuk mendukung spektrum tugas-tugas dalam organisasi, yang juga dapat digunakan untuk membantu menganalisa pembuatan keputusan. Sistem ini juga dapat menyatukan beberapa fungsi informasi dengan program komputerisasi, seperti e-procurement.

7.           Decision Support System (DSS)

Sistem ini membantu para manajer dalam mengambil keputusan dengan cara mengamati lingkungan dalam perusahaan. Contohnya, Link Elektronik di sekolah Tunas Bangsa, yang mengamati jumlah pendapatan atau pendaftaran siswa baru setiap tahun.

8.           Expert System (ES) dan Artificial Intelligent (A.I.)

Sistem ini pada dasarnya menggunakan kecerdasan buatan untuk menganalisa pemecahan masalah dengan menggunakan pengetahuan tenaga ahli yang telah diprogram ke dalamnya. Contohnya, sistem jadwal mekanik.

9.           Executive Support System (ESS)

Sistem ini membantu manajer dalam berinteraksi dengan lingkungan perusahaan dengan berpegang pada grafik dan pendukung komunikasi lainnya.

Peran Sistem Informasi Manajemen Dalam Sebuah Perusahaan

1.             Mendukung Operasi Bisnis

Sistem Informasi Manajemen menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2.             Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial

Sistem Informasi Manajemen dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.

3.             Mendukung Keunggulan Strategis

Sistem informasi yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat men-ciptakan keunggulan bersaing di pasar. Penjelasan lebih mendalam mengenai fungsi utama sistem informasi dalam suatu organisasi akan dijelaskan pada bagian klasifikasi sistem informasi di bawah ini:

Berikut adalah beberapa jenis laporan manajerial

1.           Laporan manajerial

Suatu organisasi harus dapat meyediakan informasi operasional terici tentang kinerja organisasi. Baik ukuran keuangan tradisional maupun data operasional sering kali dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kinerja dengan tepat dan lengkap.

Sebagian besar dokumen sumber mencatat baik data keuangan maupun operasional dari transaksi bisnis. Kuncinya adalah mendesain SIA agar kedua jenis data tersebut disimpan sedemikian rupa sehingga dapat memfasilitasi integrasi keduanya dalam laporan.

Akuntan perusahaan juga harus mengetahui cara mengatur kembali data dari hasil internal yang telah ada sebelumnya dan menyajikannya sedemikian rupa sehingga membuka pandangan baru atas hasil-hasil operasi perusahaan.

2.           Laporan Anggaran dan Kinerja

Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. Salah satu jenis yang paling umum dan penting dari anggaran adalah anggaran kas. Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus kas masuk dan keluar. Informasi ini penting untuk perusahaan kecil, karena anggaran kas dapat memberikan peringatan dini adanya masalah dalam arus kas pada saat yang tepat, hingga memungkinkan diambilnya tindakan korektif.

Anggaran adalah alat perencanaan keuangan. Sebaliknya, laporan kinerja digunakan untuk pengendalian keuangan. Laporan kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran, serta menunjukkan pula penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut. Apabila laporan kinerja menunjukkan bahwa kinerja yang actual sesuai atau hampir sesuai dengan jumlah yang dianggarkan, manajer dapat berasumsi bahwa situasi dapat dikendalikan dan tidak perlu mengambil tindakan tertentu.

3.           Implikasi perilaku dari laporan manajerial

Anggaran seringkali dapat menimbulakan perilaku disfungsional. Sebagai contoh, apabila suatu anggaran tidak memperhitungkan semua dana yang dibutuhkan untuk membeli perlengkapan yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan kinerja, maka manajer akan mencoba untuk menyewa perlengkapan tersebut. Tetapi, proses penganggaran itu sendiri dapat menjadi disfungsional. Manajemen dapat mencurahkan berbagai usaha untuk “menekan angka”, yaitu mencoba membuat angka-angka dalam anggaran menjadi seperti yang mereka inginkan, bukan memusatkan perhatian tentang cara untuk mencapai misi dan tujuan organisasi.

Pertimbangan-Pertimbangan Pengendalian Internal

1.           Memastikan bahwa informasi yang dihasilakan oleh system dapat diandalkan.

2.           Memastikan bahwa aktiviatas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesaui dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku.

3.           Menjaga asset-aset organisasi, termasuk data.

B.    Proses Bisnis

Definisi Proses adalah sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan keluaran didefinisikan dengan jelas. Definisi Bisnis adalah untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk seseorang konsumen) yang membutuhkan hasil tersebut.

Proses Bisnis merupakan sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi.

Proses Bisnis merupakan serangkaian aktivitas dan tugas yang saling terkait, terkoordinasi, dan terstruktur yang dilakukan oleh orang, komputer atau mesin untuk membantu mencapai tujuan.

Beberapa proses bisnis

1.             Proses manajemen, yakni proses yang mengendalikan operasional dari sebuah sistem. Contohnya semisal Manajemen Strategis

2.             Proses operasional, yakni proses yang meliputi bisnis inti dan menciptakan aliran nilai utama. Contohnya semisal proses pembelian, manufaktur, pengiklanan dan pemasaran, dan penjualan.

3.             Proses pendukung, yang mendukung proses inti. Contohnya semisal akunting, rekruitmen, pusat bantuan.

            Siklus pemrosesan data terdiri dari empat langkah, yaitu: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan ouput informasi. Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis.

1.             Input data

Sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data. Dokumen sumber yyang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry data akan memperbaiki oengendalian dan ketepatan pencatatan data aktivitas bisnis.

2.             Pemrosesan data

Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya biasanya melibatkan proses pembaruan informasi yang sudah disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan tersebut dan para pelaku yang terlibat di dalam aktivitas tersebut.

3.             Penyimpanan data

Sebagian besar buku teks dan file peruahaan diatur agar bisa ditelusuri dengan mudah.

4.             Output data

C.     Control dalam proses bisnis

Kontroler dalam perusahaan kecil memainkan paling tidak empat peran berbeda. Peran pertama dapat digambarkan sebagai teknisi. Di dalam peran ini, kontroler bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memproses data yang dibutuhkan untuk mempersiapkan laporan keuangan dan berbagai macam laporan manajerial.

Akan tetapi, tidak cukup hanya membuat laporan saja. Kontroler harus memahami dengan baik isu-isu bisnis di balik angka¬-angka tersebut untuk membantu manajemen menginterpretasikannya dengan tepat. Kontroler juga harus bekerja dengan berbagai manajer untuk mengetahui informasi yang mereka perlukan untuk bekerja secara cfektif, dan kemudian membuat alat untuk menyediakan informasi tersebut.

Peran kontroler yang kedua adalah bertindak sebagai “polisi perusahaan.” Hal ini bertalian dengan kepastian bahwa perusahaan mengikuti peraturan yang masih berlaku dan bahwa semua aset, termasuk data, dijaga dengan baik. Ini juga mencakup pembuatan prosedur untuk memastikan bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan tepat dan efisien dan bahwa data semua aktivitas dicatat secara akurat.

Peran yang ketiga yang dimainkan oleh kontroler di perusahaan kecil adalah sebagai booster dan trainer. Hal ini berarti membantu manajer dan staf untuk memahami bagaimana tugas individual mereka mengacu pada keseluruhan sasaran dan tujuan perusahaan. Hal ini juga mencakup pengawasan cross training yang memadai bagi staf agar jika ada pegawai yang absen, karena liburan atau sakit, bisnis dapat tetap menjalankan fungsinya dengan baik.

Hal ini bahkan dapat mencakup penyediaan nasihat bagi pegawai yang masih muda mengenai pengembangan karir, misalnya mendorong mereka untuk melanjutkan kuliah untuk pelatihan lebih lanjut Bahkan, diperusahaan kecil, kontroler dapat dilibatkan dalam pemberian konsultasi bagi pegawai, sedangkan di perusahaan bcsar, tugas tersebut adalah tanggung jawab departemen sumber daya manusia.

Peran keempat yang dimainkan oleh kontroler di perusahaan kecil adalah sebagai ahli teknologi dan akuntansi. Kontroler harus mengikuti perkembangan teknologi dan akuntansi dan mengetahui pengaruhnya terhadap operasional bisnis dan tanggung jawab pegawai. Mengembangkan dan mempertahankan jaringan kerja prihadi yang baik, penting untuk memenuhi peran ini karena tidak satupun individu yang dapat seorang diri mengikuti seluruh perubahan akuntansi dan teknologi setiap talun.

D.    Menghindari karyawan yang disfungsi dalam proses bisnis

Dalam banyak hal, untuk menerbangkan pesawat dengan aman, Anda memerlukan konsentrasi atas tujuan Anda, bukan pada panel instrumen pesawat. Kunci dalam menjalankan usaha secara efektif juga hampir sama, yaitu memusatkan perhatian untuk mencapai tujuan organisasi, bukan pada proses anggarannya. Akan tetapi, hal ini bukan berarti penganggaran tidak memiliki nilai. Seperti panel instrumen pesawat yang akan memberitahukan pilot atas kemungkinan timbulnya masalah, anggaran memberi tanda peringatan atas kinerja organisasi. Akan tetapi, kunci keberhasilan menerbangkan pesawat atau menjalankan usaha, bukanlah meng¬habiskan banyak waktu untuk mempelajari panel instrumen atau anggaran.

Akuntan dapat memper¬gunakan lima proses anggaran berikut ini untuk membantu manajer membangun pandangan yang tetap atas anggaran.

Pertama, jelaskan bahwa tujuan anggaran adalah, untuk identifikasi dan menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi. Selanjutnya, tekankan bahwa tujuannya bukan hanya untuk mencapai tujuan organisasi, tetapi juga untuk melakukannya seefisien mungkin.

Kedua, mulailah proses anggaran dengan mengidentifikasi tujuan-tujuan yang dapat diukur. Para manajer dari tiap departemen perlu menetapkan tujuan unit mereka, dan bagaimana mereka menghubungkan tujuan tersebut dengan tujuan keseluruhan organisasi.

Ketiga, mintalah setiap manajer untuk mem¬bangun beberapa strategi alternatif untuk mencapai tujuan tersebut. Pada tahap ini, tidak ada data tentang biaya yang dilibatkan. Sebagai gantinya, perhatian harus dipusatkan hanya pada usaha mengidentifikasi metode-metode alternatif untuk mencapai tujuan.

Keempat, departemen akuntansi, bukan para manajer departemen, adalah pihak yang seharusnya menentukan biaya dari tiap alternatif strategi. Hal ini akan menjaga tiap manajer untuk tetap fokus pada cara bagaimana tujuan dan strategi mereka tersebut dapat berhubungan dengan tujuan dan strategi organisasi, bukan melakukan permainan untuk membuat angka anggaran menjadi “benar”.

Kelima, para manajer departemen harus meninjau kembali angka-angka dalam anggaran yang dipersiapkan oleh departemen akuntansi. Setiap manajer harus didorong untuk membuat strategi alternatif yang dapat lebih efisien meraih tujuan tiap unit. Jika terjadi perubahan, maka harus dikembalikan ke departemen akuntansi agar dapat ditentukan biayanya. Langkah keempat dan kelima dilakukan, berulang-ulang hingga para manajer puas dengan anggarannya.

Kunci datam proses ini adalah pembagian tanggungjawab antara departemen akuntansi dengan para manajer unit. Manajer memusatkan perhatian pada penetapan tujuan dan pengembangan strategi untuk memenuhi tujuan tersebut; akuntan mengerjakan penekanan angka untuk menerjemahkan tujuan dan strategi ke dalam anggaran. Hasilnya adalah para manajer memusatkan perhatian mereka untuk menjalankan organisasi, bukan pada anggaran

Read More